HIMALAYA-IT
Websin
Repozytorium dokumentów
Websin to centralne repozytorium dokumentów wyposażone w szereg użytecznych,
którego celem jest zwiększenie efektywności małych i średnich przedsiębiorstw w obszarze zarządzania dokumentami.
Websin sprawdza się wszędzie tam, gdzie procesy biznesowe opierają się na pracy z dużą ilością dokumentów
oraz wymagają koordynacji działań wielu osób. Przykłady zastosowań obejmują nie tylko profesjonalne
zarządzanie dokumentami firmy, ale również wypełnienie regulacji ustawowych w zakresie przechowywania
informacji czy bardzo efektywne mechanizmy komunikacji z klientem i dokumentacji przebiegu współpracy i świadczonych usług.
Organizacja pracy
25% dokumentów papierowych jest przechowywanych w niewłaściwym miejscu i nigdy nie będzie odnalezione
raport Gartner Group
Zebranie w jednym miejscu oraz uporządkowanie według określonych kryteriów dokumentów firmy ułatwia organizację pracy, pozwalając efektywnie wykorzystywać zasoby oraz synchronizować pracę większych zespołów. Poszczególne dokumenty repozytorium można dowolnie przydzielać pracownikom w zależności od zajmowanego stanowiska lub zadań zgodnie z polityką firmy. Konfiguracja dotyczy również zakresu praw poszczególnych użytkowników do zasobów (tylko odczyt, modyfikacja, usunięcie). Pozwala to na współdzielenie właściwych informacji do właściwych osób.
Oszczędność
Pracownicy zużywają każdego dnia od 30% do 40% swojego czasu pracy na zadania związane z wyszukiwaniem dokumentów lub informacji.
raport Gartner Group
Ciągły dostęp do kompletu aktualnych dokumentów dotyczących danej sprawy pozwala zaoszczędzić czas, uniknąć angażowania innych osób oraz umożliwia sprawne przejmowanie zadań w przypadku choroby lub nieobecności i wdrażanie nowych pracowników, gwarantując jednocześnie ciągłość i fachowość pracy. Więcej czasu przeznaczonego na ważne zadania to również znaczne korzyści finansowe dla firmy w dłuższym okresie.
Wersjonowanie
Każdy dokument kopiowany jest średnio około 11 razy
raport Gartner Group
W sytuacji wielokrotnej edycji treści ofert czy umów przez kilka osób bardzo łatwo pogubić się w przesyłanych plikach i doprowadzić do pomyłki. Websin zapewnia dostęp do najbardziej aktualnego dokumentu oraz umożliwia porównanie i powrót do jednej z jego poprzednich wersji. Dzięki temu możemy łatwo prześledzić zakres zmian dokonanych przez poszczególne osoby, oraz poznać cel w jakim zostały dokonane.
Informacja
Tylko około 20% informacji znajduje się w bazach danych. 80% to informacje w postaci dokumentów
raport Gartner Group
Pracując na dokumencie użytkownik ma możliwość dołączenia odpowiedniego komentarza do każdej kolejnej jego wersji. Daje to możliwość informowania uczestników procesu o celu i rodzaju dokonanych zmian, o stanie prac czy krokach, które powinny zostać przedsięwzięte.
Bezpieczeństwo
co roku w 20% firm dochodzi przynajmniej do 22 przypadków utraty ważnych danych, a w 68% firm kilkakrotnie dochodzi do utraty danych
IT Policy Compliance Group
Przechowywanie dokumentów w centralnym repozytorium może uchronić firmę przed utratą kluczowych danych w sytuacjach awaryjnych. System logowania i haseł pozwla natomiast stworzyć optymalny mechanizm dostępu do danych w zależności od poziomu zaufania, oraz śledzić pracę poszczególnych osób na podstawie logów i dokonywanych zmian.
Łatwość użycia
Korzystanie z repozytorium odbywa się za pośrednictwem przeglądarki internetowej, co zapewnia łatwy dostęp do dokumentów nie tylko z biura ale również podczas delegacji, w czasie szkolenia etc. Intuicyjny interfejs sprawia, że produkt jest niezwykle prosty w nauce i obsłudze i może być wykorzystywany również przez osoby nietechniczne.